Koszty prowadzenia firmy, jednoosobowej działalności gospodarczej

Koszty prowadzenia firmy bardzo często są pomijane i niezauważane na początku. Niestety mogą stać się metaforycznymi gwoździami do trumny naszego biznesu. Brak świadomości kosztów generuje przykre statystyki, w których w pierwszym roku upada 30% firm, a w pierwszych 3 latach, niemal co druga firma.

Największym kosztem prowadzenia typowej działalności gospodarczej, jest ZUS. Przypomnijmy, że od stycznia 2019 pełny ZUS to wydatek dokładnie 1316,97zł miesięcznie dla przedsiębiorcy o przychodach powyżej uśrednionej wartości 5250zł miesięcznie.

To oczywiście nie koniec. Poza bieżącymi kosztami, takimi jak księgowość, lokal, sprzęt, pomoc prawna itp. Mamy do zapłacenia podatek. I to nie mały. Jego wysokość uzależniona jest od formy opodatkowania, które opisuję w dalszej części artykułu. Jednak najczęściej jest to 23% VATu i 18% podatku dochodowego.

To masa pieniędzy i jeśli nie nauczysz się optymalizować tych kosztów, to prawdopodobnie zasilisz pesymistyczne statystyki 70% firm, które nie wytrzymały presji. Zanim jednak przejdziemy do optymalizacji (o tym pojawi się osobny artykuł już za tydzień), musimy poznać wszystkie koszty, z jakimi przyjdzie nam się zmierzyć.

Przejdź prosto do zagadnienia:

1. Opłaty administracyjno-skarbowe
   1. Działalność nierejestrowana
   2. Koszty rejestracji firmy
2. Wybór formy opodatkowania
   1. Na zasadach ogólnych według skali podatkowej
   2. Na zasadach ogólnych podatkiem liniowym
   3. W formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych
   4. w formie karty podatkowej
3. VATowiec, czy nieVATowiec?
4. Nowe stawki ubezpieczeń społecznych ZUS
   1. „Ulga na start”
   2. Preferencyjne składki „mały ZUS”
   3. „Mała firma – mały ZUS”
   4. Duży ZUS
5. Księgowość
   1. Tradycyjna księgowość
   2. Księgowość online
6. Pozostałe koszty prowadzenia firmy

Pamiętaj, że artykuł nie jest pisany przez radcę podatkowego i jego uproszczona formuła, ma na celu pomoc w zrozumieniu mechanizmów prowadzenia firmy. Dodatkowo kierowana jest do freelancerów prowadzących typową działalność handlową lub usługową. Artykuł nie uwzględnia bardziej skomplikowanych form działalności. Jeśli postanowisz wprowadzić w życie jego elementy, koniecznie skonsultuj to z odpowiednią osobą lub instytucją.

Opłaty administracyjno-skarbowe

Dnia 30 kwietnia 2018r. weszła w życie „Konstytucja biznesu”. Jest ona nadal intensywnie rozwijana. Wszystko stanęło na głowie przez ilość zmian i ulg. Nie znam nikogo, kto nadąża za tempem zmian, więc zebrałem dla Ciebie wszystko to, co najważniejsze. Zarówno przed jak i po rozpoczęciu prowadzenia działalności.

Konstytucja Biznesu ma na celu szerzenie przedsiębiorczości i likwidację szarej strefy. W związku z tym wprowadzono wiele ulg i usprawnień. Jedną z nich jest możliwość prowadzenia drobnych działań zarobkowych lub rozpoczęcia działań jeszcze przed założeniem firmy, to tzw.:

Działalność nierejestrowana

Pozwala na prowadzenie drobnej działalności (drobny handel i usługi), w których przychód* miesięczny nie przekracza (w 2019 roku) 1125zł. Podatek rozliczasz tylko raz, w zeznaniu podatkowym w PIT-36, część „inne źródła.

Jeśli zajmujesz się drobnym handlem lub jesteś studentem, nie musisz płacić składki ZUS. Niestety w pozostałych przypadkach, działa to tak samo jak w przypadku umowy zlecenie. Zleceniodawca ma obowiązek zgłoszenia do ZUS i odprowadzenia składek. (To wynik luk w ustawie i stanowiska ZUS. Przez konieczność odprowadzenia składek w czasie prowadzenia działalności nierejestrowanej, nie różni się ona od bycia zleceniobiorcą. Sprawdź, czy w momencie czytania artykułu nie zmieniły się przepisy).

Dodatkowo jeśli nawet w jednym miesiącu przekroczysz przychód* maksymalny, choćby o 1zł – masz 7 dni na obowiązkowe założenie działalności gospodarczej.

*Zwróć uwagę, że mowa o przychodzie, nie dochodzie. Oznacza to, że nie uwzględniamy kosztów prowadzenia firmy.

Koszty rejestracji firmy

Rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej jest bardzo szybka i darmowa. Można cały proces przeprowadzić przez internet.

Według mnie najłatwiej jest skorzystać z ofert banków, które pomagają nas przeprowadzić przez proces rejestracji. Najlepszą ofertę ma obecnie mBank. Korzyści, które płyną z założenia firmy przez mBank:

1. Automatycznie zakłada się Profil Zaufany ePUAP. Warto go mieć, bo pozwala na załatwianie spraw w urzędach zdalnie. Możemy dzięki niemu m.in. założyć firmę, a następnie wprowadzać zmiany w naszym wpisie CEiDG.
2. Wpis do CEiDG odbywa się przez uproszczony formularz.
3. Automatycznie otwiera się konto firmowe w promocji 24 miesięcy bez opłat.
4. Ewentualne formalności załatwiamy w najbliższej placówce banku, nie musimy jechać do urzędu.
5. Otrzymujemy bonusowe 500zł za zarejestrowanie firmy przez mBank.

Następnie w ciągu 7dni rejestrujemy się jako płatnicy ubezpieczeń społecznych w ZUS. Wszystko za darmo, bez wychodzenia z domu. Jakby tego było mało – mBank dopłaca nam 500zł, czyli właściwie zarabiamy na procesie rejestracji.

Samo prowadzenie firmy, niestety nie jest już taki kolorowe i pozbawione kosztów. Żeby je minimalizować, należy przed rozpoczęciem działalności podjąć kilka ważnych decyzji, takich jak:

Wybór formy opodatkowania

W zależności od działalności jaką prowadzisz, podejmujesz decyzję o sposobie rozliczania podatków w danym roku podatkowym. Decyzję można zmienić do 20 stycznia roku, którego zmiana ma dotyczyć.

Wyróżniamy cztery formy opodatkowania:

1. Na zasadach ogólnych według skali podatkowej

Najpopularniejsza forma opodatkowania. Należny podatek liczony jest od dochodu (dochód = przychód – koszty prowadzenia firmy). Na podstawie ewidencji zwanej Księgą Przychodów i Rozchodów (KPiR).

Dochód poniżej 85 528zł podlega opodatkowaniu o wartości 18%.

W przypadku uzyskania większego dochodu, pozostała część podlega opodatkowaniu 32%. Czyli 85 528zł*18%+x*32%. Gdzie x oznacza różnicę między dochodem a progiem podatkowym.

Ta forma opodatkowania ma sens, gdy prowadzimy działalność, która generuje duże koszty prowadzenia firmy. Handel, usługi z małą marżą (np. Firma robiąca remonty z własnym materiałem)

2. Na zasadach ogólnych podatkiem liniowym

Podobnie jak w skali podatkowej, opodatkowaniu podlega dochód (dochód = przychód – koszty prowadzenia firmy), na podstawie ewidencji KPiR.

Niezależnie od dochodu podatek liniowy ma stałą wartość 19%.

Jak każda forma opodatkowania posiada swoje plusy i minusy. Z reguły firmy przechodzą na podatek liniowy ze skali podatkowej, powyżej progu podatkowego w wysokości 85 528zł, by uniknąć wysokiego podatku 32%. Takie też praktyczne podejście polecam do wyboru tej formy.

3. W formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt jest formą opodatkowania, która nie uwzględnia kosztów prowadzenia firmy i jest przeznaczona w szczególności dla usługodawców. Oznacza to, że opodatkowaniu podlega bezpośrednio przychód.

Odgórnie ustalone stawki 20%, 17%, 8,5%, 5,5%, 3% są uzależnione od wykonywanego zawodu. Szczegółowej stawki należy szukać w art. 12 ust. 1 „ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne.”

Wybór ryczałtu jest opłacalny w branżach, w których zastosowanie mają niższe stawki (8,5%, 5,5%, 3%), oraz występują niskie koszty. W pozostałych przypadkach ryczałt jest z reguły nieopłacalny, ponieważ istnieją liczne, legalne  koszty prowadzenia firmy.

Przykłady opłacalnych, zryczałtowanych działalności:

• wytwarzanie towarów z materiałów zamawiającego (8,5%)
• prowadzenie przedszkola (8,5%)
• wypożyczanie elementów związanych z działalnością gospodarczą, artykułów użytku domowego lub osobistego (8,5%)
• działalność wytwórcza (5,5%) [opłacalne przy dużej marży]
• roboty budowlane (5,5%) [opłacalne bez materiałów]
• produkcja zwierzęca (3%)

4. w formie karty podatkowej

Ostatni rodzaj formy opodatkowania ma bardzo wąskie zastosowanie, a kwota podatku, nie jest uzależniona od osiąganego dochodu. Polega to na odprowadzaniu comiesięcznej, niewielkiej stawki narzuconej przez naczelnika lokalnego urzędu skarbowego, w zależności od rodzaju działalności, liczby mieszkańców gminy i liczby pracowników w firmie.

Dużym plusem jest brak konieczności prowadzenia ewidencji (KPiR) oraz składania deklaracji PIT.

Charakterystyczne dla karty podatkowej jest wykonywanie bardzo wąskiej specjalizacji. To rozwiązanie dla rzemieślników i przedstawicieli wolnych zawodów. Szczególnie tych zagrożonych wyginięciem.

Jeśli jesteś specjalistą o bardzo wąskiej profesji, to warto sprawdzić obowiązujące stawki, na przykład w obwieszczeniu w sprawie stawek karty podatkowej na 2018 rok.

VATowiec, czy nieVATowiec?

Kolejnym podatkiem jest VAT i tutaj to przedsiębiorca podejmuje decyzję, czy chce go płacić, czy nie.

Z reguły jest to standardowa stawka VAT 23%. Istnieje jednak „stawka obniżona” w szczególnych przypadkach. Należy się ich doszukiwać w ustawie o VAT. Freelancerów z założenia będzie dotyczyła standardowa stawka. Chyba że pracują w sektorze budownictwa lub eksportują towary, wtedy warto sprawdzić warunki stawek obniżonych.

W praktyce o decyzji, czy zostać VATowcem, czy nie, decyduje kilka prostych czynników:

Kiedy być VATowcem

• dostarczanie towarów lub usług dla firm, które również są płatnikami VAT.
• import towarów
• działalność, która podlega obniżonemu podatkowi VAT (do sprawdzenia w ustawie o VAT

Kiedy być nieVATowcem

• dostarczanie towarów lub usług dla osób fizycznych lub innych firm, również zwolnionych z podatku VAT.

Istnieją szczególne przypadki, w których przedsiębiorca, w zależności od rodzaju prowadzonej działalności, ma obowiązek bycia podatnikiem VAT, już od pierwszej sprzedaży (np. prawnik, jubiler, doradca). Oraz takie, w których odgórnie jest zwolniony z podatku VAT (np. psycholog, usługi opieki medycznej). Wszystkie szczególne przypadki uwzględnione zostały w ustawie o VAT.

Ograniczeniem jest również limit obrotu wynoszący 200 000zł, przekroczenie tej kwoty automatycznie czyni firmę aktywnym podatnikiem VAT. Do statusu nieVATowca można powrócić w przypadku kwalifikalności (np. Obrotu poniżej limitu w roku poprzednim) do 7 stycznia roku, którego decyzja ma dotyczyć.

Nowe stawki ubezpieczeń społecznych ZUS

Razem z „Konstytucją biznesu” wchodzą w życie nowe ulgi i sposoby rozliczeń z ZUSem. Wyliczanie składek stało się na tyle skomplikowane, że nie obyło się bez konsultacji z księgowym podczas pisania artykułu. Spróbuję przybliżyć ci wszystkie możliwe scenariusze, z których możesz skorzystać:

1. ZUS – „Ulga na start”

Przez okres 6 pierwszych miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej (a jeśli założysz firmę 2 dnia miesiąca to 6 miesięcy i 29/30 dni) możesz (nie musisz) być zwolniony z płacenia ZUS, ale…

…Niestety zwolnienie dotyczy tylko składki na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy. Obowiązkowo podlegasz ubezpieczeniu zdrowotnemu, które w 2019 wyniesie ok 342,32zł. (Dokładna wartość zostanie opublikowana w styczniu)

Należy zastanowić się, czy zakładając firmę odpowiadają nam też negatywne strony tego rozwiązania. Konsekwencją niepłacenia ubezpieczenia społecznego będzie brak:

• świadczeń z ubezpieczenia chorobowego (zasiłku chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego)
• świadczeń z ubezpieczenia wypadkowego (świadczeń z tytułu niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową)
• okres nie jest uwzględniany w wyliczeniach świadczeń emerytalnych

2. ZUS – Preferencyjne składki „mały ZUS”

Przez okres 24 miesięcy możesz (nie musisz*) korzystać z preferencyjnych składek ZUS. I tutaj doskonała wiadomość – skorzystanie z „Ulgi na start” wydłuża okres niższego ZUSu o niespełna 7 miesięcy, co oznacza, że w rzeczywistości zyskujemy niemal 31 miesięcy niższych składek.

Preferencyjny ZUS to pełna składka zdrowotna i obniżona składka społeczna. W 2019 wysokość prognozowanej zdrowotnej – 342,32zł, społecznej – 213,57zł (z chorobową). Co oznacza preferencyjne składki przez dwa lata na poziomie 539,35zł.

*są sytuacje, w których opłaca się płacić pełne składki, jak np. Kobiety planujące ciążę w najbliższym czasie. Takie przypadki należy indywidualnie przedyskutować z radcą podatkowym, przed założeniem działalności.

3. ZUS – „Mała firma – mały ZUS”

Od 1 stycznia 2019 w życie weszła ustawa, o nowych stawkach składek ubezpieczeń dla małych i mikro firm. Składka zdrowotna pozostaje bez zmian (w 2019 342,32zł), jednak składka na ubezpieczenia społeczne jest uzależniona od przychodu*.

W celu utrudnienia życia przedsiębiorcom, nazwano ją „małym ZUSem”, czyli tak samo, jak potocznie określane są stawki preferencyjnego ZUSu przez pierwsze 2 lata prowadzenia działalności, zwróć uwagę, jak bardzo te dwie rzeczy się różnią! 🙂

Mały ZUS przeznaczony jest dla mikro przedsiębiorców, których średni miesięczny przychód* w 2018 roku nie przekroczył 5250zł (63 000zł przychodu* rocznego).

Składka zdrowotna dla wszystkich przedsiębiorców jest stała, wyliczana jest tylko składka ubezpieczenia społecznego. Jest uzależniona od wysokości przychodu w poprzednim roku. I tak przedsiębiorca posiadający w 2018 roku miesięczny przychód*:

• poniżej 1347zł zapłaci 197zł (bez chorobowego), 213zł (z chorobowym), czyli łącznie 556zł (ze zdrowotnym i chorobowym)
• między 1347zł a 5250zł zapłaci 197-768zł (bez chorobowego), 213-833zł (z chorobowym), czyli łącznie między 556zł a 1240zł (ze zdrowotnym i chorobowym)
• powyżej 5250 nie kwalifikuje się do „małego ZUSu”, zapłaci pełną wartość składek- „duży ZUS”

Żeby poznać dokładne wyliczenia, skorzystaj z kalkulatora, który dla ciebie przygotowałem

Z małego ZUSu dla małych firm możesz korzystać przez 3lata w ciągu 5lat prowadzenia działalności. Oznacza to, że zakładając firmę po wejściu w życie „Konstytucji Biznesu”, możesz nawet przez 5,5 roku, przy niskim przychodzie, płacić niższe składki ZUS.

*Zwróć uwagę, że mowa o przychodzie, nie dochodzie. Oznacza to, że nie uwzględniamy kosztów prowadzenia firmy.

4. Duży ZUS

W momencie w którym przedsiębiorca nie kwalifikuje się już do żadnej z powyższych ulg, przechodzi na tzw „duży ZUS”. Tutaj stawka jest stała w skali roku i wyliczana na podstawie prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Które jak się okazuje – co roku się podnosi.

W 2019 prognozowana średnia wynagrodzeń w Polsce wynosi optymistycznie 4765zł. O 7,3% więcej niż w 2018. Oznacza to podwyżki dla przedsiębiorców.

I tak pełny ZUS w 2019 roku wynosi 1316,97zł z chorobowym i 1246,92zł bez chorobowego

Księgowość

Mimo, że przy prowadzeniu jednoosobowej działalności gospodarczej, księgowość jest stosunkowo prosta – nie zalecam prowadzenia jej samemu. Szczególnie, jeśli nie masz w tym żadnego doświadczenia. Są jednak programy, płatne i darmowe, które pozwalają samemu wyliczać opłaty i księgować dokumenty.

Tradycyjna księgowość

To klasyczne rozwiązanie, gdzie do określonego dnia miesiąca musisz dostarczyć fizycznie oryginały dokumentów. Są tam przechowywane twoje księgi KPiR i opisane dokumenty księgowe. Plusem takiego rozwiązania jest to, że ewentualna kontrola udaje się, nie do siedziby firmy, a do biura rachunkowego, które tłumaczy i broni nieścisłości, jeśli takowe wynikną. Może się zdarzyć, że o kontroli dowiesz się dopiero po fakcie, z informacją, że wszystko już zostało załatwione. Koszt tradycyjnej usługi księgowej to przeważnie 150-250zł

Księgowość online

Tutaj możliwości i zakres usług jest bardzo zróżnicowany. Wszystko opiera się jednak o system księgowy, dostępny online i kontrolę poprawności dokumentów. Taki pakiet usług możesz mieć już od 40zł miesięcznie, jeśli sam wprowadzasz dokumenty. Dodatkowo możesz zlecić w wirtualnym biurze rachunkowym wprowadzanie faktur, przechowywanie oryginałów dokumentów (wysyłka pocztą) i przyjmowanie kontroli, oraz indywidualną obsługę księgowego, który kontaktuje się z tobą, rozwiązuje problemy, przypomina o płatnościach, wylicza podatki, reprezentuje cię w urzędach. W zależności od zakresu usług, koszt księgowości online z indywidualnym księgowym to 80-200zł

Pozostałe koszty prowadzenia firmy

O ile większość przedsiębiorców jest świadomych poprzednich kosztów i uwzględnia je w wyliczeniach, o tyle ta kategoria bywa największą zmorą. Nieuwzględniona potrafi wygenerować koszty prowadzenia firmy, które położą biznes na łopatki.

Nie będę proponował żadnych kwot, ponieważ to sprawa bardzo indywidualna. Traktuj to raczej jako listę kontrolną, w której powinny pojawić się twoje wyliczenia, zanim rozpoczniesz swój biznes. I tak największe koszty prowadzenia firmy, to:

• wynajem lokalu i media (unikaj wynajmu na początku prowadzenia działalności, to niebezpieczny koszt. Często zbędna fanaberia. Ciekawą alternatywą są biura coworkingowe, czyli jedno biuro wynajmowane przez wiele firm. Pamiętaj, że koszty najmu i mediów możesz odliczyć od podatku, nawet jeśli twoim biurem jest stolik kawowy w salonie)
• środek transportu (jeśli masz już swój stary, prywatny samochód, możesz go wprowadzić do środków trwałych firmy. Ustalasz jego wartość rynkową i odliczasz od tej wartości podatek. Deklarując przeznaczenie na cel mieszany, możesz od tej pory odliczać podatek za paliwo, ubezpieczenie i każdy zakup lub naprawę związaną z tym samochodem)
• zatrudnianie pracownika (tutaj mało kto bierze, w wyliczeniach, pod uwagę fakt, że poza kwotą „na rękę” (netto), istnieje stawka brutto i brutto brutto. To ostatnie to tzw. „Koszty pracodawcy”, których pracownik nawet nie widzi. Pracownik na umowie o pracę, otrzymujący 2960zł netto na rękę, zarabia brutto 4150zł, a pracodawcę kosztuje brutto brutto aż 5000zł. Oznacza to, że ostatecznie 41% to podatki i opłaty)

Koszty prowadzenia firmy, których nie widzimy, a powinniśmy…

Poza tym należy wziąć pod uwagę mniejsze, często pomijane koszty, które ujawniają się w momencie narastania jak kula śniegowa:

• potrzebny sprzęt i wyposażenie
• zaświadczenia, pozwolenia, zezwolenia, jeśli wymaganie w twojej działalności
• ubezpieczenie (sprzętu, lokalu, usług)
• internet, telefon
• licencje na oprogramowanie komercyjne
• strona internetowa, serwer, domena, i pozycjonowanie (SEO, SEM)
• koszty marketingu
• materiały reklamowe (wizytówki, plakaty, ulotki, bannery), zarówno projekt jak i druk
• szkolenia zawodowe, specjalistyczne publikacje
• koszty utrzymania konta bankowego
• środki bezpieczeństwa (alarm, kamera, dodatkowe ubezpieczenia)
• materiały eksploatacyjne i artykuły spożywcze (papier od drukarki, tusze, mazaki, duuuże ilości kawy, itp. itd.)
• remonty i naprawy (warto mieć na to osobny fundusz bezpieczeństwa)
• wyjazdy na targi i spotkania branżowe

---

Na szczęście, są skuteczne sposoby, na omijanie i minimalizowanie tych wszystkich kosztów 🙂 Na przykład prowadzenie firmy bez ZUS. O tym jak to zrobić i jak się w tym wszystkim nie pogubić, przeczytasz już za tydzień! 

Jeśli informacje były przydatne, zostaw komentarz, dzięki! 🙂 

Podziel się artykułem: on Twitter on Facebook on Google+ on LinkedIn