Reguła Pareto i historia o optymalizacji czasu przez wyciąganie wniosków.
Wtorek 9 stycznia. Anno Domini 2018
Kolejny szary, deszczowy poranek na przedmieściach. Od kilku dni krople wody uderzające w dachówki to jedyne, co towarzyszy mieszkańcom przed i po zaśnięciu. Charakterystyczny stukot przerywa radosny, acz hałaśliwy dźwięk piosenki „We Are The Champions”. Franek zrywa się na równe nogi, wskakuje w kapcie i pędzi do łazienki, odpalając po drodze gramofon z piosenką rozpoczynającą się słowami „I wanna be a billionaire so freakin’ bad…”.
Franek to człowiek sukcesu. Wprost uosobienie cech pracowitości, rzetelności i uporczywego dążenia do celu. Gdzieniegdzie określa się go nawet „wełnianym królem”, bo sprzedaje w internecie wełniane skarpetki. Idzie mu nieźle.
Niestety internetowy fejm ma swoją gorzką cenę. Nasz bohater pracuje od rana do nocy. A jedynym symbolem ogniska domowego w jego zaniedbanej kawalerce, to sterta brudnych skarpet na środku pokoju, przypominająca palenisko. To dość dosłowny symbol, bo unoszący się nad stertą swąd przybiera niemal kształt gęstego dymu. Wróćmy jednak do jasnej strony życia Franka, zostawiając z tyłu jego zaniedbania.
Chwila zapomnienia…
6:30 i Franek rusza z przeglądem maili klientów i wiadomościami w social media. Sam nie rozumie jak to się dzieje, że w ciągu nocy przybyło ich aż 52. Zastanawia się nad założenie fanpage’a „nie śpię, bo kupuję skarpetki”.
Mijają godziny a na każdą odpowiedź Franka wpadają do skrzynki 3 nowe zapytania.
Gdy w skupieniu tworzył elaborat o zdrowotnych właściwościach wełny czesankowej, z owiec wygrzewających się na południowych stokach tatr, podskoczył nerwowo słysząc skowyt domofonu. Kurier przyjechał po kolejną partię towaru.
Jak to kurier? o ósmej ran…. 12:30?! Ale jak to?!
Nasz bajkopisarz tak wczuł się w urzekającą bajeczkę dla klienta, że zapomniał na czym tak na prawdę zarabia i nie spakował połowy zamówień. No nic, poleci po gwiazdkach na allegro ale co zrobić – życie zapracowanego człowieka.
Franek i Zosia…
Lekko podirytowany trzasnął pokrywą laptopa. Miał kilka załatwień na mieście i spotkanie z nowymi dostawcami. Wyruszył. Nie poszło zbyt gładko. Rzekłbym wręcz, że poszło szorstko, bo jeden dostawca chciał mu wcisnąć drapiące, chińskie badziewie.
Zawodowi nie było końca, gdy po powrocie okazało się, że padł system zamówień. To musiało tak się skończyć, w końcu nasz bohater sam go stawiał na podstawie tutoriali gościa o nicku „newbie1998”. Pożar oczywiście też sam ugasi. Ot taka Zosia Samosia.
22:00 i system stanął na nogi. Gdyby to był fizyczny przedmiot powiedzielibyśmy, że użył poczciwej taśmy klejącej. Czyli raczej zastosowania dość prowizorycznego.
Zagięcie czasoprzestrzeni…
Franek odpowiedział jeszcze na kilka maili najważniejszych klientów. Dodał nowe aukcje sezonowych produktów. Zmienił opisy najsłabiej sprzedającego się asortymentu, bo zrozumiał, że opisywanie modelu jako „babcine skarpety” nie jest zbyt chwytliwe dla jego młodych odbiorców. Przed wieczorną kąpielą zdążył jeszcze zapakować największe przesyłki i takie z informacją o trybie express.
Szybki prysznic i do łóżka, w okolicach północy, by rano znów obudzić się pełnym energii w rytmach „We Are The Champions” – ta tylko czy on aby na pewno nadal w to wierzy….?
Narrator rzecze…
Tak minął kolejny, szary dzień Franka. Właściwie mógłbym wydać jego pamiętnik w postaci książkowej i na każdej stronie wklejać tą samą treść, podmieniając nieznacznie dane. Zauważyłeś, że właściwie to ostatnie 2 godziny były jedynymi, które w realny i bezpośredni sposób wpłynęły na rozwój firmy i jego zarobek? Cała reszta była tylko otoczką. To nie koniec tej historii, bo tej nocy i następującego po niej dnia miało wydarzyć się coś wyjątkowego…
Noc była raczej niespokojna, Franek przewracając się z boku na bok nie umiał znaleźć dla siebie miejsca we własnym łóżku. Deszcz obijający dachówki wywoływał u niego mdłości i koszmary.
Śniło mu się coś strasznego. Miał tyle czasu wolnego, że nie wiedział co z nim zrobić. Pracował tylko 4 godziny, a całą resztę wypełniało mu życie towarzyskie. To znaczy tak mu się wydawało. Prawdę mówiąc nie potrafił go sobie wyśnić, bo dawno już zapomniał jak wyglądało.
Środa 10 stycznia.
Ryk wokalisty zespołu Queen zerwał Franka na równe nogi. Koszmar koszmarem, jednak jeden element nie dawał mu spokoju. Cały sen kręcił się wokół liczb. A szczególnie wokół 80 i 20. Liczby te nie były przypadkowe. Trafił na nie kilka dni wcześniej w artykule, który przeczytał w pośpiechu i mimo zaintrygowania – zapomniał. Był to artykuł o regule Pana Pareto. A liczy to stosunek 80 do 20.
Mistyczne liczby…
W najprostszym tłumaczeniu to reguła (niezbyt sztywna, przyznam), mówiąca o tym, że 20% czynności daje 80% rezultatów. Włoski uczony Vilfredo Pareto zauważył, że 80% majątku jest w posiadaniu 20% społeczeństwa.
Stąd wywodzą się jedynie nazwy „reguła Pareto” i „reguła 80/20”, bo samą regułę wymyślono później, gdy zauważono odniesienie proporcji do każdej dziedziny życia.
Oznacza to, że proporcje 80 do 20 są raczej symboliczne. Chodzi o to, że „znakomita mniejszość nakładów tworzy znakomitą większość efektów”. I tego się trzymajmy.
Frankowi przed oczami przemknął ów artykuł, niczym mucha podczas jedzenia arbuza na hamaku. To stworzyło w jego głowie myśl. Każdy dzień wyglądał tak samo, bo próbował prześcignąć się z czasem. Zawsze przegrywał. Jeśli jednak spojrzeć na to obiektywnie, to realny wpływ na jego pracę miały 2-3 produktywne godziny, czyli „znakomita mniejszość”.
Skarpetki z kroksami z Lidla…
Po szybkim śniadaniu tradycyjnie usiadł do maili i… przypomniał sobie jak bardzo zmęczony jest po kilku godzinach przeglądania wiadomości. Maile pisały przeważnie krnąbrne panie w podeszłym wieku, które próbują poruszać dylemat społeczny „czy kupować te skarpetki w internecie, czy jednak w zestawie z kroksami w Lidlu„. Słowem – godzinny esej, skutkujący brakiem zamówień.
Przejrzał tylko nowe wiadomości oznaczając 5 z nich jako naglące. Ugasił tym samym pożary, reszta poczeka. Chwycił za kubek z kawą i trzaskając ochoczo pokrywą laptopa, ruszył w stronę pokoju z towarem, zwanego chwalebnie „magazynem”.
Co to takie krzywe?…
W głowie stworzył sobie pieśń opiewającą liczby, siedzące od rana w jego głowie. Przypominała raczej techno, bo nie umiał śpiewać. Był to właściwie pokaz beatboxu. Nie zmienia to jednak faktu, że o liczbach wciąż myślał. 80/20.
-Spróbujmy – powiedział.
Z zamówień wytypował 20% najważniejszych i największych klientów. Zapakował dostojnie paczki i dorzucił miłe gratisy – w końcu to oni mają przynieść mu 80% dochodu. Nie może jednak nie wysłać pozostałych zamówień, mimo mniejszych korzyści. Mus to mus.
Taśma klejąca po raz kolejny odmówiła posłuszeństwa, upadając przykleiła się do krzywego i tak opakowania. Może i lepiej – Franek się stara, a i tak nie jest idealnie.
-Nie jest idealnie… Ale właściwie po co ma być idealnie – pomyślał Franek – czy bezczeszcząc papier przy odpakowywaniu ktoś w ogóle zauważy, czy prosto, czy krzywo?
Cóż, raczej nie. Pewnie pomyślałeś, że zaczniemy kleić byle jak? Nie, nie moi drodzy – nie tędy droga. Wełniany król stwierdził, że jedyne sensowne elementy tego procesu to włożenie do torebki, zaklejenie i przyklejenie etykiety. Trwa to około minuty. Pozostałe cztery to marne origami, za które raczej nie spodziewał się pochwał.
W pobliskiej hurtowni znalazł idealne torebki, które same w sobie wyglądały jak prezent. Wystarczyło włożyć skarpetki, zakleić i przykleić etykietę. Godzinę później wszystko było zapakowane i odebrane przez kuriera.
Pareto, ty to miałeś łeb…
Pamiętasz wpadkę z chińskimi podróbkami z dnia poprzedniego? Do teraz Franek na samą myśl dostaje wysypki. Jest perfekcjonistą, dlatego tak trudno mu znaleźć nowego dostawcę, a towar topnieje. Wyciągamy zatem armatę na mrówki i napuścimy na nich Pareta. W przenośni oczywiście. W praktyce wyglądało to tak:
Spotkania w większości były wywiadem „co, jak, po co i dla kogo”. Po wyrecytowaniu wierszyków jak to „firma z wieloletnią tradycją jest najlepszą na rynku”, przechodzili do oglądania produktów. Następnie negocjowali i ustalali warunki. Trwało to kilka godzin. Jednak sens tych spotkań sprowadzał się do kilku zdań, które chciał usłyszeć.
Stworzył mailowe zapytanie z listą swoich potrzeb i oczekiwań. Poprosił o próbkę produktu i zachęcając pokaźnym zamówieniem jasno przedstawił widełki cenowe. Wysłał je 30 producentom.
Spoiler – w tydzień otrzymał kilka próbek od garstki, która odpowiedziała i po krótkich rozmowach telefonicznych ma dwóch, idealnych dostawców. Zagiął tym samym nawet Pareta – 1% nakładu i 99% dobrych efektów.
Miarka się przebrała…
Kiedy po krótkiej przerwie usiadł ponownie do komputera, ciśnienie poszybowało w górę. Brak zamówień, co oznacza, że system padł. Znowu. To już niemal tradycja. Ale spokojnie, 3 oddechy – dzień stoi pod znakiem 80/20. Spróbujemy tego i tutaj.
Franek zrozumiał, że jego łatanie systemu totalnie nie ma sensu. Zatrudnił specjalistę, który naprawił wszystkie błędy w 2 godziny. Owszem, musi teraz odpracować to co wydał na specjalistę, jednak jest to kropla w morzu w stosunku do czasu, który poświęcał na łatanie durszlaka.
Skorzystanie z wiedzy eksperta było tym małym nakładem przynoszącym duże efekty. Bohater uświadomił sobie, że reguła, którą tego dnia uparcie stosuje nie zawsze musi się tyczyć jego samego. Czasami optymalizacja, to skorzystanie z czynnika zewnętrznego. To jak kupienie młotka by wbić gwoździe, gdy do tej pory robiliśmy to kapciem.
Syzyfowa praca…
Słońce zaszło, a siły stopniowo opuszczają Franka po ciężkim dniu. Pamiętasz bardzo wydajny wieczór dnia poprzedniego? Zdecydował i tutaj znaleźć te 20%. Niestety skończyło się na tym, że niesamowicie długo wybierał co jest najważniejsze, zamiast skupić się na faktycznej pracy. Do tego nie przyniosło to żadnych efektów dla jego firmy. Raczej była to strata czasu. Dlaczego?
Tamten wieczór, podświadomie, był już zastosowaniem reguły Pareto. Wybrał samą esencję działalności by ugasić pożary. Dzisiejszy wieczór to próba stworzenia nieskończonej pętli stosowania reguły Pareto, do wyników poprzedniego jej zastosowania. Założenia pozwalają robić to w nieskończoność.
Dojdziemy tutaj jednak do abstrakcyjnych wniosków. Do nich doszedł też tego wieczoru nasz bohater. Samo szukanie i ocena najważniejszego klienta zajęło więcej czasu, niż jego obsługa i korzyści z tego płynące.
Nie dajmy się zwariować. Optymalizacja działa. Reguła 80/20 działa. Należy jednak postawić jasną granicę, między optymalizacją usprawniającą pracę, a taką prowadzącą do zaniedbania (np. mniej ważnych klientów, których negatywne opinie będą równie głośne).
Epilog…
I tak, po nieidealnym dniu, Franek trzaska po raz ostatni pokrywą laptopa. Nastawia budzik ze swoją charakterystyczną piosenką i z zadowoleniem na ustach zapada w sen. To był dobry dzień.
