Kalkulator wynagrodzeń freelancera 3/3. DARMOWY Arkusz Excel i podsumowanie

Trzecia część artykułu o wycenie pracy jest niczym innym, jak podsumowaniem obszernej wiedzy z poprzednich artykułów, na konkretnym przykładzie, wraz z gotową tabelą, którą możesz za darmo pobrać i wykorzystać do wyceny własnych zleceń.

Raz przeprowadzona wycena nie załatwia sprawy. Pamiętaj, że koszty życia, prowadzenia firmy, oraz marzenia, ulegają ciągłym zmianom. Należy stale czuwać nad wartością naszej pracy, by w pewnym momencie nie obudzić się w przysłowiową ręką w nocniku.

Jeśli przeprowadzasz wyliczenia w głowie, na kartce, lub strzelasz ceną z kosmosu, nie będziesz w stanie kontrolować swojej wartości. Warto wszystko trzymać w jednym miejscu, najlepiej w arkuszu Excel, wystarczy kilka kliknięć by zaktualizować wyliczenia.

Zobacz też poprzednie części artykułu:
– Część 1: Jak wyceniać swoją pracę. 6 prostych kroków
– Część 2: Wycena pracy, jak to robić? Czynniki, które wpływają na wycenę

Zatem przejdziemy raz jeszcze przez wszystkie kroki, na konkretnym przykładzie:

Janek jest fotografem w małym miasteczku. Do tej pory pasjonowały go sesje rodzinne i portretowe. Postanowił spróbować swoich sił w fotografii ślubnej. Ma doświadczenie, bo pomagał kolegom po fachu, jako drugi fotograf.

Do portretów nie potrzeba sprzętu z najwyższej półki, ponieważ zawsze fotografuje się w sprzyjających warunkach. Dlatego Janek posiada sprzęt z półki półprofesjonalnej, który będzie wykorzystywał na ślubie. Póki co bez inwestycji.

Posiada mini studio i biuro, w swoim mieszkaniu. Przeznaczył na to jeden, niezależny pokój. Posiada założoną działalność gospodarczą, pracuje sam i przysługuje mu preferencyjna stawka ZUS.

Na skrzynkę mailową wpada zapytanie o reportaż ślubny. Średnie miasto, średnia ilość gości. Od przygotowań do oczepin. Z albumami, zdjęciami na nośniku i galerią internetową.

Znamy już sytuację Janka. Najwyższy czas wycenić jego czas i całe zlecenie.

Przykładowe wartości z artykułu znajdują się również w Arkuszu Excel do pobrania

Krok 1 – Rozeznanie rynku

W badaniu rynku, najistotniejsze są średnie wartości bezpośredniej konkurencji. Ponieważ są to firmy fotograficzne, z którymi bezpośrednio będzie porównywany Janek i to do nich pójdą klienci, jeśli odrzucą jego ofertę.

W średnim mieście ceny bezpośredniej konkurencji wahają się między 2000-4000zł, jednak z reguły najpopularniejsze pakiety wynoszą 2800zł.

W dalszej konkurencji wzięliśmy pod uwagę duże miasta, w których stawki są wyraźnie wyższe i fotografów z małych miejscowości. Negocjujących często tylko ceną. Stąd duża rozbieżność: 1800-5000zł. My oczywiście mamy zamiar się rozwijać, więc sugerujemy się raczej rynkami pięciogwiazdkowymi, nie dwugwiazdkowymi. podobny Pakiet będzie w takim razie w okolicach 3400zł

Obce rynki to taki „lepszy świat” do którego aspirujemy. W różnych okolicznościach będziemy szukać w różnych miejscach, raz w innym mieście, raz w sąsiednim państwie, jeszcze innym razem na innym kontynencie. Dla fotografa sprzedaż pakietów ślubnych w widełkach 3000-6000zł, pozawala na prężnie funkcjonujący biznes.

Wypełnioną tabelę zostawiamy, zapominając o niej, aż do końca pełnej wyceny.

Krok 2 – Policz swoje koszty miesięczne

Do uzupełnienia masz 3 kategorie:

1. Koszty prywatne – twoje miesięczne koszty życia, z wyłączeniem zakupu sprzętu, wyposażenia oraz rozrywki. To pieniądze, które potrzebujesz ty i twoja rodzina na to, by przeżyć.
2. Koszty firmowe stałe – wszystkie regularne koszty jakie ponosisz w firmie. Począwszy od czynszu i rachunków za biuro, przez ZUS i księgowość, aż po amortyzację sprzętu i marketing
3. Koszty zmienne zlecenia – Koszty związane bezpośrednio ze zleceniem – materiały, półprodukty, dodatki, paliwo, przygotowania, opłacenie podwykonawców. (W tabeli koszty zmienne nie są wliczane do stawki godzinowej, pojawiają się ponownie dopiero w podsumowaniu pod konkretne zlecenie)

W arkuszu zamieściłem podstawowe koszty. Jednak każdy z nas się różni, dlatego twoje koszty mogą wyglądać totalnie inaczej. Zmodyfikuj dowolnie tabelę, upewniając się, że w polach „SUMA”, sumują się wszystkie wyższe wartości – od tego zależy poprawność wyliczeń. Możesz też dla ułatwienia pozostałe wydatki wpisywać sumarycznie w pole „inne koszty”, opisując te koszty chmurą z komentarzem.

Kilka uwag o kosztach:

• jeśli rozliczasz się np. z drugą połówką, uwzględnij ten podział. Dlatego w przykładzie rachunki, wynajem, chemia, jedzenie, zostały podzielona przez 2,
• „wiedza i edukacja” to parametr, który się powtarza w potrzebach dodatkowych. Ten w kosztach traktuj jako regularny, konieczny koszt. Np. opłata czesnego na uczelni, zakup książek i czasopism, by być na bieżąco na rynku pracy. Wszystko co konieczne,
• podobnie z parametrem „rozrywka”. Nie samą pracą żyje człowiek, jednak tutaj załóż minimum wydatków na rozrywkę, bez których nie wyobrażasz sobie życia. Pozostałe fanaberię uwzględnisz w kroku 3 jako „oszczędności na czarną godzinę” i „pieniądze na wakacje”.
• Pamiętaj o policzeniu amortyzacji firmowego sprzętu. Przykład: sprzęt jest warty około 20 000zł. Załóżmy, że będziemy go wymieniać raz na 5lat. Po 5 latach jego wartość spadnie powiedzmy do 25% wartości. Amortyzacja to rozłożenie tych 15 000zł na 5 lat, co daje 250zł miesięcznie.
• „utrzymanie biura – nawet jeśli twoje biuro znajduje się w domu, powinieneś jasno policzyć ile % mieszkania stanowi przestrzeń roboczą. Tak samo z rachunkami za media. Robisz to z dwóch powodów. Po pierwsze i przede wszystkim optymalizacja podatkowa – jeśli masz firmę, możesz odliczać od podatku koszty takiego % przestrzeni, jaki jest Ci potrzebny do prowadzenia działalności. Nawet jeśli jest to mieszkanie, w którym mieszkasz, a twoim biurem jest biurko obok łóżka. Nawet w kawalerce.
• W kosztach zmiennych pamiętaj o logistyce. Dobrą praktyką jest wyliczenie sobie stawki logistycznej od kilometra. Np. 75gr/km. W co wliczysz od razu koszt paliwa, czasu spędzonego w samochodzie, amortyzacji samochodu na danej trasie. Mnożysz wartość przez średnią ilość kilometrów i zapominasz o tym czynniku logistycznym, szczególnie o czasie spędzonym za kółkiem, bo o tym przeważnie zapominamy.
• „opłacenie podwykonawców” – jeśli kogoś zatrudniasz lub podzlecasz zadania, np. Janek zatrudnia na swoje śluby dodatkowo filmowca i asystenta. Podejmij wtedy decyzję jak chcesz wyliczać jego pensję. Sposoby są dwa, albo ustalasz wynegocjowaną stawkę i wpisujesz ją w pole „opłacenie podwykonawców”, albo (co staram się jak najczęściej sam wykorzystywać) liczysz jego godziny pracy jak swoje. A na końcu odejmujesz wynegocjowaną stawkę. Dzięki temu widać lepiej ile zysku na godzinę przynosi Ci pracownik, jeśli chcesz, by przynosił firmie korzyści. Arkusz oczywiście jest przystosowany pod freelancerów, więc nie zakłada zatrudniania pracowników. Zachęcam wtedy obliczyć te wartości osobno.

Krok 3 – Określ swoje miesięczne potrzeby

Potrzeby w wycenie, to wartości, bez których JAKOŚ jesteśmy w stanie przeżyć, ale zdecydowanie powinny być uwzględnione w budżecie.

Równie dobrze mógłbym ten krok nazwać „oszczędzaniem”, jednak to sugeruje kumulowanie pieniędzy w konkretnym celu, lub dla samego kumulowania. Stworzenie poszczególnych koszyków, do których wkładamy pieniądze, nie powinno być formą oszczędzania, tylko zaspakajaniem potrzeb, które jeszcze nie nastąpiły. Takie jak choroby czy emerytura.

Jeśli wolisz, możesz potraktować tą sekcję jako jeden worek oszczędności. Ja jednak zachęcam, by rozdzielać pieniądze odkładane na emeryturę, od funduszu wakacyjnego itp. itd.

Jeśli dodasz lub usuniesz jakieś wiersze z arkusza upewnij się, że sumują się one w polu „suma”.

Trzy kolumny mają na celu wprowadzenie widełek naszego życia. Wiemy doskonale, że nawet jeśli nasz standard życia to miesięcznie 5 000zł, to gdy otrzymamy 1 000zł to też jakoś przeżyjemy. Chodzi o to, by poznać własne widełki, dlatego:

• racjonalny, to zaspokojenie potrzeb podstawowych i wyższego rzędu (np. wakacje, hobby) oraz odkładanie pewnej kwoty na przyszłość. Ten wariant jest kluczowy dla wyliczeń. Reprezentuje obecne potrzeby, dlatego jest wyznacznikiem ostatecznej wyceny,
  
• pesymistyczny, to absolutne minimum jakie musisz osiągnąć, by to co robisz miało sens,
• optymistyczny, to twój cel nadrzędny. ten wariant ma cię kierować i pchać do przodu. Będzie wyznacznikiem ile jeszcze pracy przed tobą. Musi być jednak racjonalny, osiągalny i policzalny.

W międzyczasie określaj też ile godzin w miesiącu chcesz/możesz przepracować, bo poszczególne warianty osiągnąć. To bardzo ważne, ponieważ podana przez Ciebie liczba godzin, będzie wyznacznikiem dla stawki. Jeśli koszty i potrzeby osiągną 10 000zł, a ty wpiszesz, że chciałbys pracować 10 godzin miesięcznie, wtedy kalkulator jest zmuszony wyliczyć zysk 10 000zł w 10h, czyli 1 000zł/h.

Krok 4 – Stawka godzinowa

Jeśli dobrze wypełniłeś wcześniejsze rubryki, to ta sekcja powinna wypełnić się sama.

To wartość każdej godziny twojej pracy.

To właśnie ta wartość pozwala zaspokoić wszystkie koszty i potrzeby twojego życia. I choć wycena opierająca się o stawkę godzinową nie jest bez wad, to zdecydowanie jest to wartość do zapamiętania.

Ponownie pojawiają się 3 warianty:

• wariant racjonalny – to twoja obecna stawka godzinowa. Będzie podstawą wszystkich wycen,
• wariant pesymistyczny – poniżej tej kwoty nie powinieneś nigdy zejść. Oznacza to, że pracujesz poniżej swoich kosztów. Czyli… jesteś na minus. Po zakończonym zleceniu zawsze policz ile godzin REALNIE zajęło Ci jego zrealizowanie. Jeśli spadło poniżej tej wartości, to znaczy, że musisz wprowadzić modyfikacje do swojego modelu pracy lub wyceny,
• wariant optymistyczny – to jest twój cel. Przy stawce godzinowej łatwo widać szklany sufit i szybką weryfikację pomysłów. Jeśli twoja docelowa wartość to 100zł/h, to momentalnie widać, że takie zbieranie butelek nie szczególnie przybliży cię do celu. Dzięki temu zaczynasz myśleć w inny sposób: „jak zrobić coś szybciej lub efektywniej”.

Krok 5 – Reguła 10%

Tabela jest powieleniem poprzedniej sekcji i wypełnia się automatycznie. Z jedna różnicą.

Do wartości stawek godzinnych zostało doliczone 10%.

Praca na godziny ma to do siebie, że chociaż nie wiem jak byś się starał, zawsze coś się wysypie. Wyłączą prąd, internet zamula, utkniesz w korku, albo notatki pożre pies.

Zdrową praktyką jest z automatu doliczanie do wartości zapasowego 10%. Możesz oczywiście ten krok pominąć, lub w razie płynnie zrealizowanego zlecenia, podarować za tą dodatkową kwotę upominek dla klienta.

Jeśli postanowisz zrezygnować z automatycznego doliczania 10% do stawki godzinowej, podmień te wartości na identyczne ze stawką godzinową.

Krok 6 – Koszt pozyskania klienta

Tutaj zapisz ile średnio kosztuje Cię pozyskanie klienta na daną usługę. Najłatwiej jest policzyć to sprawdzając ile dotychczas wydaliśmy na pozyskanie klientów wycenianej usługi i ile ostatecznie z niej skorzystało.

Pamiętaj, że dotyczy to tej konkretnej usługi, chyba, że przyjmujesz uśrednioną wartość dla całej firmy. (Tak może być w przypadku np. sklepu, gdzie liczymy tylko ile kosztuje sprowadzenie konsumenta do sklepu, a nie ile należy wydać, żeby kupił słoik ogórków, bo jest to niepoliczalne).

Uważaj też, by nie powielić wartości, które uwzględniłeś w kosztach firmowych, jako „reklama i marketing”.

Krok 7 – Czynniki subiektywne, wpływające na wycenę zlecenia

O tej sekcji była cała, druga część artykułu: „Wycena pracy, jak to robić? 2/3. Czynniki, które wpływają na wycenę”

Po najechaniu na każdy z tytułów, znajdziesz komentarz, co dany współczynnik określa. I tak:

• Mistrz i uczeń – jeśli dopiero się czegoś uczysz, robisz to po raz pierwszy – uwzględnij wartość nauki, jaką z tego zlecenia wyniesiesz. Z reguły wykonując coś po raz pierwszy stosują współczynnik 0,2, informując jaka byłaby pełna kwota.
• Lubię to – jeśli bardzo chcesz pracować z danym klientem, albo jest to rozpoznawalna marka, która zrobi Ci dobrą reklamę, wtedy czasem warto zachęcić ich do siebie promocyjną ceną. Jeśli jednak czujesz, że przychodzi do Ciebie trudny klient – nie bój się podwoić stawki za męki, które Cię czekają.
• Sentyment – czasem praca ma aspekt sentymentalny – zdjęcia ślubne, malowanie obrazu rodzinnego, czy renowacja obicia kanapy, które jest w rodzinie od pokoleń. Jeśli wiesz, że Twoja praca zostanie oceniona z pewną dozą sentymentu, to może warto z tego skorzystać. Nie przesadzaj jednak z tym współczynnikiem – nie będzie trudno znaleźć wśród konkurencji kogoś, kto tego nie uwzględni w wycenie i zaoferuje dużo niższą cenę.
• Odpowiedzialność – jeśli Twoja praca jest odpowiedzialna, powinna być adekwatnie wyżej wyceniana. Projekt domu wykonany przez architekta jest bardziej odpowiedzialny, niż buda dla psa wykonana przez stolarza. A zdjęć na ślubie nie powtórzysz tak, jak rodzinnych w studiu.
• Powielanie dzieła – zastanów się, czy sprzedasz autorskie prawa majątkowe. Jeśli ktoś będzie korzystał z Twojej pracy by zarabiać pieniądze, powinieneś to uwzględnić w wycenie. Jeśli Twoja praca dotrze do lokalnej społeczności jako np. ulotka sąsiedzka, wtedy wycena powinna być adekwatnie bardzo przyziemna.
• Czary-mary – jeśli jesteś w czymś dobry – robisz to szybko. Jeśli czegoś się uczysz – robisz to wolno. Używamy wyceny opartej o stawkę godzinową. Istnieje tutaj ryzyko, że początkujący będzie zarabiał więcej, robiąc coś 5 razy wolniej. Należy to wziąć pod uwagę.
• Otoczka – Wygląd ma znaczenie – jeśli dobrze opakowałeś swój produkt lub usługę, możesz zrobić lepsze wrażenie i przyjąć ceny nie standard a premium i exclusive. To działa jak z hotelem. Każdy spełnia jedną podstawową funkcję noclegową. Jednak w zalezności od liczby gwiazdek, czujesz jak bardzo będziesz z tego noclegu zadowolony i jesteś w stanie zapłacić za to doświadczenie więcej.

„Podaj własną wartość współczynnika skali” – Tak jak wspominałem w drugiej części artykułu, to subiektywne czynniki i trudno jest wyliczyć matematycznie średnią, która je uwarunkuje. Skala ma Ci uzmysłowić co w tym zleceniu będzie kluczowe i czy jest jakiś aspekt, który wpłynie na cenę. Jeśli średnia arytmetyczna pokaże, że należy potroić stawkę, a ty wiesz, że to przesada, wtedy ze świadomością, że jest jakiś czynnik zwiększający wartość – wprowadzasz własny. Subiektywny.

I najważniejsze „określ ile godzin zajmie Ci wykonanie zlecenia”. Staraj się być precyzyjny i gdy rzeczywistość zweryfikuje oczekiwania, wprowadzaj poprawki.

Krok 8 – Podsumowanie i wycena zlecenia

Czas przejść do podsumowań. Pierwszy wiersz w sekcji przypomina wyliczone wcześniej koszty zmienne, które będą podstawową, stałą wartością.

W pozostałych wierszach otrzymujemy wycenę zlecenia w zależności od czynników subiektywnych:

• wycena zlecenia bez subiektywnego współczynnika – wyliczenia pomijające krok 7. Uwzględniają wyłącznie „koszty zmienne zlecenia” i stawkę godzinową,
• wycena zlecenia ze średnim subiektywnym współczynnikiem – tutaj arkusz wylicza stawkę z uwzględnieniem średniej arytmetycznej. Ze względu na subiektywny aspekt tych współczynników, traktowałbym te wartości orientacyjnie, wprowadzając własny współczynnik skali w kroku 7, oparty o obserwacje i wnioski.
• wycena zlecenia z Twoim subiektywnym współczynnikiem – uwzględnienie współczynnika skali wprowadzonego przez ciebie w kroku 7.

Wyceną jest wybrana wartość z kolumny „wariant racjonalny”, w zależności od twojego podejścia do czynników subiektywnych. Wariant pesymistyczny wskazuje na wartość minimalną, poniżej której wykonanie tego zlecenia mijało by się z celem. Wariant optymistyczny to twój cel. Zastanów się co możesz poprawić, żeby Twój klient chciał zapłacić za tą usługę kwotę z kolumny optymistycznej.

I to wszystko. Gratuluję, stworzyłeś swoją pierwszą, skalkulowaną od początku do końca wycenę 🙂

Zobacz też poprzednie części artykułu:
– Część 1: Jak wyceniać swoją pracę. 6 prostych kroków
– Część 2: Wycena pracy, jak to robić? Czynniki, które wpływają na wycenę

Ta metoda jest oczywiście propozycją, spisaniem mojej własnej wiedzy i dobrych praktyk. Mam nadzieję, że na jej podstawie wrobisz swoje własne praktyki i podzielisz się z nami, na przykład w komentarzu, uwagi również mile widziane! 🙂

Trzy części tego artykułu to ponad 7 000 wyrazów, co w świecie copywriterów oznacza ok 30 stron maszynopisu i około 35 minut czytania! Jeśli udało ci się dotrwać do tego momentu, koniecznie daj znać! 🙂

Podziel się artykułem: on Twitter on Facebook on Google+ on LinkedIn